מענה אוטומטי להודעות דואר
יוצאים לחופשה/ מילואים/ מחלה?
הבטיחו שמי שפונה אליכם ידע שאינכם זמינים ולא יחשוב שמתעלמים ממנו.
תכונות השירות:
- הגדרת מענה אוטומטי מוגבל בזמן (ייפסק אוטו' בתאריך שתגדירו מראש)
- ניתן להגדיר מענה נפרד לנמענים מתוך החברה ולנמענים מחוץ לחברה.
- ניתן להגדיר כלל שיפנה דואר לגורם שמחליף אתכם בתפקיד בתקופת ההיעדרות.
- ניתן להפעיל ולנטרל את השירות גם מתוכנת הOutlook, גם ממרבית הטלפונים החכמים וגם דרך ממשק הדפדפן.
מדריך הגדרת מענה אוטומטי:
- בתוכנת Outlook נכנס ל: קובץ > מענה אוטומטי
File>Automatic Replies - בחלונית הגדרת מענה אוטומטי נפעיל את השירות, נגדיר טווח תאריכים ואת תוכן ההודעה.נשנה סטטוס ל Send automatic repliesנגדיר תאריך הפעלת השירות וסיום השירות.אזור הגדרת המענה מחולק לשתי לשוניות: מענה פנים ארגוני (לעובדים בחברה) ומענה לגורמים מחוץ לחברה
הוא למעשה המענה היותר חשוב למרבית המשתמשים. - לחץ OK לסיום.
דגשים חשובים:
- מומלץ לבצע בדיקת תקינות לאחר הגדרת המענה, ע"י שליחת דואר מכתובת חיצונית.
- מומלץ שההודעה תכלול מענה באנגלית, בכדי להבטיח שכל הנמענים ידעו לקרוא את המענה.
דוגמא למענה:
Thank you for your message. I am currently out of the office, with limited access to e-mail.
I will be returning on May 17th.
תודה על פנייתך,
אני כרגע מחוץ למשרד (חופשת לידה, מחלה, מילואים, חופש..), עד לתאריך 17/5 עם זמינות מוגבלת לשירותי הדואר. - בעלי תפקידים המספקים שירות מומלץ שיספקו במענה פרטים לגבי גורם מחליף שיוכל לספק מענה ללקוחות.
- בזמן הפעלת השירות, תקפוץ הודעה בכל פעם שתפתחו את תוכנת הOutlook לתזכורת כי השירות פעיל.
- המענה שולח הודעה אחת בלבד לכל שולח. אין תגובה חוזרת למספר הודעות מאותו שולח.
מילות חיפוש: מענה בחופשה, מענה אוטומטי, Out of Office, מחוץ למשרד
Related Articles
עדכון כתובת דואר-מעבר קל
רוצים להחליף את כתובת המייל אך חוששים לאבד דואר חשוב? מדריך זה מציג את הדרך הנכונה לעדכון כתובת בצורה קלה. ביצוע ההפנייה נדרש לביצוע ע"י הלקוח למול ספק תיבת הדואר הישנה, פעולה זו אינה מבוצעת ע"י מחלקת התמיכה. למה להחליף לכתובת דואר עם דומיין פרטי? ...כניסה לחשבון הדואר דרך הדפדפן - OWA
שירות דואר מנוהל מאפשר גישה לכל המידע המצוי בתוכנת הOutlook דרך דפדפן האינטרנט. הגישה פשוטה, מהירה וידידותית. ממשק המשתמש דומה לתוכנת Outlook, וכל פעולה שנעשית דרך הדפדפן תסונכרן ל-Outlook במחשב. המינוח המקצועי והנפוץ הוא OWA שהוא למעשה קיצור של ...הגדרת חשבון Exchange במכשירי אנדרואיד
חיבור חשבון הדואר שלך אפשרי במספר דרכים: יישומי הדואר המובנים במכשיר, אפליקציית Outlook של Microsoft ומגוון רחב של אפליקציות צד ג'. אנו ממליצים על שימוש באפליקציית Outlook, הזמינה להורדה בחינם מחנות האפליקציות. שימוש באפליקציית Outlook מאפשר חיבור ...גבולות התמיכה
גבולות התמיכה מבוססים על פי סוג השירות, הסכם השירות ולגורם המנהל את הרכיב הדורש תמיכה. בכדי למנוע שטחים אפורים RedX מבצעת תיאום ציפיות ברור והגדרת גבולות תמיכה ברורים בהתאם למקרה. לדוגמה תקלות ותפעול שירותי ענן בצד לקוח יהיו באחריות הלקוח ותקלות ...זמני תגובה
תמיכה טכנית: מענה לפניות כתובות תוך שעתיים, מענה לפניות טלפוניות תוך 4 שעות, בשעות העבודה. שירות לקוחות וכספים: עד 2 ימי עבודה. גורם ניהולי: עד 3 ימי עבודה. תחזוקת מערכות לשירותים מנוהלים: 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע. קריאות דחופות: ראה מידע מורחב ...