מענה אוטומטי להודעות דואר
יוצאים לחופשה/ מילואים/ מחלה?
הבטיחו שמי שפונה אליכם ידע שאינכם זמינים ולא יחשוב שמתעלמים ממנו.
תכונות השירות:
- הגדרת מענה אוטומטי מוגבל בזמן (ייפסק אוטו' בתאריך שתגדירו מראש)
- ניתן להגדיר מענה נפרד לנמענים מתוך החברה ולנמענים מחוץ לחברה.
- ניתן להגדיר כלל שיפנה דואר לגורם שמחליף אתכם בתפקיד בתקופת ההיעדרות.
- ניתן להפעיל ולנטרל את השירות גם מתוכנת הOutlook, גם ממרבית הטלפונים החכמים וגם דרך ממשק הדפדפן.
מדריך הגדרת מענה אוטומטי:
- בתוכנת Outlook נכנס ל: קובץ > מענה אוטומטי
File>Automatic Replies - בחלונית הגדרת מענה אוטומטי נפעיל את השירות, נגדיר טווח תאריכים ואת תוכן ההודעה.נשנה סטטוס ל Send automatic repliesנגדיר תאריך הפעלת השירות וסיום השירות.אזור הגדרת המענה מחולק לשתי לשוניות: מענה פנים ארגוני (לעובדים בחברה) ומענה לגורמים מחוץ לחברה
הוא למעשה המענה היותר חשוב למרבית המשתמשים. - לחץ OK לסיום.
דגשים חשובים:
- מומלץ לבצע בדיקת תקינות לאחר הגדרת המענה, ע"י שליחת דואר מכתובת חיצונית.
- מומלץ שההודעה תכלול מענה באנגלית, בכדי להבטיח שכל הנמענים ידעו לקרוא את המענה.
דוגמא למענה:
Thank you for your message. I am currently out of the office, with limited access to e-mail.
I will be returning on May 17th.
תודה על פנייתך,
אני כרגע מחוץ למשרד (חופשת לידה, מחלה, מילואים, חופש..), עד לתאריך 17/5 עם זמינות מוגבלת לשירותי הדואר. - בעלי תפקידים המספקים שירות מומלץ שיספקו במענה פרטים לגבי גורם מחליף שיוכל לספק מענה ללקוחות.
- בזמן הפעלת השירות, תקפוץ הודעה בכל פעם שתפתחו את תוכנת הOutlook לתזכורת כי השירות פעיל.
- המענה שולח הודעה אחת בלבד לכל שולח. אין תגובה חוזרת למספר הודעות מאותו שולח.
מילות חיפוש: מענה בחופשה, מענה אוטומטי, Out of Office, מחוץ למשרד